Genom effektivt samarbete vässar ni er konkurrenskraft!

Written by Victoria Lindén. Posted in Office 365

Med modern IT kan ni få ett effektivt samarbete och arbetsprocesser så att ni vässar er konkurrenskraft. Istället för att underhålla en komplex och föråldrad IT-miljö, se över möjligheterna att använda er av nya lösningar. En föråldrad IT-miljö kan hindra er att hänga med i utvecklingen.

Vi skulle vilja belysa fyra olika samarbetsområden som leder till ökad konkurrenskraft om ni optimerar effektiviteten:

  • Effektivt samarbete mellan kollegor
  • Effektiv kommunikation och möten
  • Effektiv dokumenthantering
  • Effektiva kundkontakter

Effektivt samarbete mellan kollegor

Era medarbetare är företagets viktigaste tillgång, det är de som gör er till vad ni är. Förutom att modern IT skapar en attraktiv arbetsplats som vi till exempel skrivit om i posten “10 bästa tipsen för en mobil och attraktiv arbetsplats”, så innebär det att ni kan förbättra samarbetet mellan kollegorna. Ett bra samarbete är kritiskt för att en organisation ska kunna vara så effektiv som möjligt. Dock är det viktigt att ha med sig att ett effektivt samarbete inte är något som uppstår av sig själv.

Det finns smidiga verktyg för att effektivisera arbetsprocesser och samarbete. Med färdiga processer och program på molnbaserade plattformar får ni stora möjligheter att förbättra företagets interna processer vilket kan leda till effektivt samarbete och en vässad konkurrenskraft. Genom att utnyttja molntjänsternas fördelar underlättar ni för era medarbetare att kommunicera enklare med till exempel sociala verktyg och gemensamma samarbetsplattformar.

Det finns många olika verktyg som ni kan dra nytta av när ni vill skapa effektiva samarbetsrutiner och underlätta era medarbetares vardag. Verktyg som inte behöver innebära stora investeringar. Innan ni börjar titta på marknaden så är det dock viktigt att ni ställer er ett antal frågor:
Vad har ni idag?
Vilka vill ni vara?
Vart är ni på väg?
Vad har ni för behov att arbeta tillsammans?

Så börja utvärdera era behov och titta sedan vidare på verktyg som stödjer just era krav.

Effektiv kommunikation och möten

Vissa problem, utmaningar och arbetsuppgifter löser vi bäst tillsammans och i vissa situationer finns det inte ett bättre sätt att lösa det på än ett fysiskt möte. Men ibland kan det gå lite inflation i att boka upp kollegor på möten, allra helst om man inte har utarbetade rutiner för internmöten. Om vi skulle kunna minska ner på våra mötestider så skulle många jobba effektivare och vara mindre stressade.

Kan modern IT underlätta och göra att möten istället leder till ett effektivt samarbete?

Det finns många smidiga verktyg som kan förkorta mötestiden. Enkla funktioner för att till exempel kunna dela skrivbord och dokument med varandra som underlättar planeringsmöten som sedan kan leda till att det fysiska mötet blir kort och effektivt.

Mötestiden kan också kortas genom olika sociala verktyg. Ni kan använda chattverktyg för snabba frågor och avstämningar istället för att ta upp den andra personens tid genom korta möten. Chattverktyg kan användas både för snabba meddelanden mellan kollegor men det finns också chattverktyg för längre trådar som ska finnas tillgängliga under en längre tid som i till exempel ett projekt. Tydliggör man bara med rutiner var och hur medarbetare ska kommunicera med varandra så kan det här fungera på ett mycket tillfredsställande sätt och man kan undvika interna möten när det egentligen kanske inte behövs.

Sociala verktyg och sociala plattformar, som tagit över intranätens funktion, används för kommunikation och för att ibland ersätta fysiska möten. Men det ställer höga krav att alla använder det och att alla samlar all information på ett ställe. Det ska helst också finnas möjligheter att koppla alla tillgängliga kommunikationsflöden till samma plats. De sociala plattformarna har utvecklats mycket över tid och det finns alla förutsättningar för att ni ska hitta något som verkligen innebär effektivare kommunikation just för er. Det finns molnplattformar där den här typen av verktyg ingår, som till exempel Teams i Office 365 där kommunikation, grupper och filer kombineras på ett smart sätt.

Men det är samtidigt viktigt att främja möjligheten och uppmuntra till möten mellan företagets anställda när det verkligen behövs. För att göra det så smidigt och så effektivt som möjligt så finns det ju utmärkta möjligheter att delta i möten även när man inte är på kontoret. Det finns verktyg för att ha möten med ljud och bild för över 200 deltagare samtidigt. Vill du läsa mer om tips för en mobil arbetsplats kan du läsa vår bloggartikel ”10 bästa tipsen för en mobil och attraktiv arbetsplats”.

Effektiv dokumenthantering

I organisationer lägger man ofta tid på att leta efter dokument och att säkerställa att det är rätt version av dokumenten. Man e-postar även en massa dokument till varandra, dokument som sedan ändras och skickas igen och sparas en gång till. Många små och medelstora företag saknar idag en strategi för hur de hanterar sina dokument vilket gör att medarbetare skapar sina egna mappstrukturer. Dåligt fungerande dokumenthantering kan leda till ett tidskrävande och ibland frustrerande samarbete mellan kollegor. I det långa loppet kan det tyvärr också leda till skadat anseende och förlorade affärsmöjligheter.

En effektiv dokumenthantering bygger på att det finns verktyg och plattformar som underlättar hela hanteringen. Dessutom är det viktigt med rutiner och insikt bland era medarbetare om vad ett arbetssätt med bra dokumenthantering kan betyda för verksamheten.
Att ha alla företagets dokument samlade på ett ställe innebär bland annat att allt blir sökbart och därmed behöver ni lägga mindre tid på att leta efter dokument. En annan stor fördel är att ni slipper en mängd olika versioner av samma dokument. Det här leder till ett effektivt samarbete.

Lät det drastiskt att dåligt fungerande dokumenthantering kan leda till skadat anseende och förlorade affärsmöjligheter? Tänk ett scenario där en anställd åker på tjänsteresa. Innan hen åker kopieras de dokument och filer som behövs under resan från servern där han sparar dokumenten till sin lokala dator. Han gör ändringar och uppdaterar dokumenten under resans gång och sparar detta på sin lokala dator. Det kan ju vara allt från projektbeskrivningar och personaldokument till kundavtal och offerter. Samtidigt på kontoret hemma sitter medarbetarna och arbetar med de här dokumenten direkt mot servern. Nu har vi alltså flera kopior av samma dokument och alla kopior är uppdaterade och verkar vara den senaste versionen. Den anställda på tjänsteresa återvänder till kontoret veckan efter, kopierar tillbaka sin version till servern och i och med detta förlorar vi alltså det arbete som övriga har gjort i dokumentet under veckan. Om detta är en offert som ska skickas till en kund så kan det bli både förvillande och ofullständigt för kunden och det man efterfrågat kanske lyser med sin frånvaro.

Genom en molnlösning arbetar alla på företaget alltid med den senaste versionen av dokumentet och man har spårbarhet och versionshantering av dokumentet. Ni kan även redigera dokument samtidigt som andra i realtid.

Vad behöver ni egentligen? Hur ser rutinerna ut idag? Var finns tidstjuvarna? Tänk igenom era arbetsflöden men tänk också på att det ständigt förändras och att nya behov uppstår. Titta på flexibla lösningar med väl beprövade verktyg och plattformar.

Effektiva kundkontakter

Era kunder förtjänar er uppmärksamhet och er relation är oerhört viktig att förvalta. Att vara nära kunderna är väsentligt för att kunna lyssna på deras krav, utmaningar och behov. Men för de allra flesta är det inte hållbart att alltid finnas fysiskt nära sina kunder och här har säkert de allra flesta av er rutiner för kundkontakter som gör att samarbetet mellan er är så effektivt som möjligt.

Väljer ni att tillsammans med kunden arbeta i någon form av samarbetsplattform medför det en smidig och effektiv kommunikation. Att dela dokument som projektplaner och kravspecifikationer med kunder gör att kunden har överblick över sin lösning och känner sig delaktig. Det hela blir ännu mer effektivt när ni hittar bra verktyg för snabba avstämningsmöten. I förlängningen kommer det innebära att ni kan ha tätare kontakt eftersom alla möten är effektiva och inte innebär besök hos kunden.

Allt det här leder totalt till ett effektivt samarbete och nöjdare kunder och nöjda kunder genererar ofta fler affärer!

Läs vidare

I rapporten som du kan ta del av genom att klicka på bannern här nedan, kan du läsa om de viktigaste insatserna för att stärka konkurrenskraften i små och medelstora företag:
•    Låt IT jobba för dig
•    Lita på digitaliseringens kraft
•    Lyssna och lär
•    Värna om företagets medarbetare

Tags:

Trackback from your site.

Leave a comment