Optimera er IT-miljö så att det gynnar hela verksamheten

Written by Daniel Artursson. Posted in Blandat

Att optimera sin IT-miljö är en daglig fråga i de allra flesta organisationer. Vi lägger ner väldigt mycket tid på att analysera och försöka få fram konkreta förslag på förändringar som kan göras för att optimera sin IT-miljö. Det är dock lätt att vi analyserar alldeles för mycket och alldeles för djupt vilket kan resultera i att man inte hinner genomföra några förändringar då man fastnar i analysfasen.

Det är viktigt att förstå att optimering av IT-miljö ofta måste gå hand i hand med förändringar och optimeringar i arbetsprocesser. Det kräver förändringar i båda leden för att det verkligen ska bli en optimering som gynnar företaget. Medarbetare vill ofta ha bättre och nyare IT-system som bättre stödjer deras önskemål och arbete – däremot är de inte alltid lika villiga att förändra sina rutiner och arbetsprocesser. Här är det viktigt att se till helheten när man investerar och optimerar sin IT-miljö.

Optimering av IT-miljö kan innefatta många olika saker. Vi förknippar det kanske främst med “mer IT för mindre peng”, i alla fall är det ofta vad en IT-chef menar när hen slår näven i bordet och vill att företaget ska optimera sin IT-miljö. Men det kan betyda så mycket mer! Vi tar några steg tillbaka och tittar på vad som kan vara bra att tänka på i den här processen.

Optimera IT-miljön för hela verksamheten

Optimerar vi IT-miljön för IT-avdelningen eller för hela verksamheten? I en ledande position för en organisation är det här en viktig fråga att ställa flera gånger under optimeringsprocessens gång. Frågan är relevant att både ställa sig själv, IT-avdelningen och resten av organisationen.

Ofta är målet och fokus för förändringar i IT-miljön att det ska leda till kostnadsbesparingar eller en mer stabil drift. Självklart är det viktiga aspekter för en organisation men det optimerar inte IT-miljön för företagets verksamhet. För med dessa mål kommer vi gå i samma fotspår som tidigare – det kommer göras förändringar i tekniken men inte i några arbetsprocesser.

Ett av målen med IT-optimering bör vara att göra medarbetarnas dagliga arbete enklare. Det är då vi börjar optimera IT för hela verksamheten. Idag är det vanligt att analysen inför optimering av IT-miljön genomförs av IT-avdelningen och att sedan även beslutet tas av dessa. Eftersom vi vill att det ska vara en optimering som gynnar hela företaget är det viktigt att fler funktioner i organisationen är med i den här processen.

För att optimera IT-miljön efter verksamheten behöver vi flera fokusområden och mål. Följande frågeställningar bör även vara i fokus:

  • När behöver vi en ny lösning eller systemförändring?
  • Vad är medarbetarna nöjda med i dagens IT-miljö och vad är man mindre nöjd med?
  • När har organisationen tid att genomföra dessa förändringar?
  • Vad kan vi automatisera?

Genom att ta med även dessa frågeställningar vid optimering av IT-miljön så kommer organisationen inte gå i samma fotspår.

 

Automatisera mera

I dagens digitaliserade värld finns det inte speciellt mycket plats för tidskrävande arbetsuppgifter. Vi försöker hela tiden vägar till att göra så mycket som möjligt på så lite tid så möjligt. Samtidigt som vi gör det blir vi allt mer stressande och behöver hitta nya vägar som kan avlasta oss i vårt dagliga arbete. Därför finns det en poäng i att låta automatisering vara en grundläggande punkt när vi optimerar vår IT-miljö.

Det finns självklart en del hinder för automation. Ett vanligt hinder är att det finns en rädsla för förändring i organisationen. Ofta grundar det sig i att man tittar på ett nuläge i organisationen och på sina inarbetade rutiner och fokuserar på alla hinder och svårigheter man har framför sig om man ska genomföra förändringar. Vänder vi istället blad, tittar mot horisonten och funderar över hur man med automatiserade processer till exempel kan frigöra tid eller göra arbetet enklare – börjar vi istället se ett mål som vi kan jobba mot utan att vara rädda.

 

Optimera efter era behov, på ert sätt och utvärdera ert jobb

Om vi optimerar IT-miljön börjar vi alltså också göra förändringar i hela organisationen. Det finns inget givet svar för hur eller varför en organisation ska optimera sin IT-miljö utan varje organisation måste göra på sitt sätt. Det här beror på saker som är svåra att påverka. Eftersom det handlar om förändringar i arbetsprocesser så är det människor vi har att göra med. Alla individer är olika, har olika egenskaper och olika lätt för att anpassa sig vilket innebär att även organisationer som ser lika ut är olika om man jämför arbetsprocesser och optimeringsarbete. Ni måste hitta ett sätt att optimera IT-miljön som passar just er organisation och era behov.

Att anpassa en IT-miljö efter sin organisation och arbetsprocesser kan ta tid och det är också något som kräver en kontinuerlig utveckling. Det är därför viktigt att börja utvärdera en viss process när man genomfört den. Med hjälp av en utvärdering kan man optimera processen utifrån resultatet av utvärderingen. Kontentan av detta blir en optimering av IT-miljön i direkt samverkan med övriga processer i organisationen.

Optimera IT-miljön även med era kunder i fokus

Det undkommer inte någon att vår värld blir mer och mer digitaliserad. Digitalisering för med sig massvis med innovation vilket i mångt och mycket har introducerats i  vårt dagliga liv under en lång tid. Hur många hade till exempel klarat sig utan en smartphone i dagens samhälle? Tänk efter hur mycket smartphonen hjälper er i det dagliga livet, till exempel med sociala medier, bankärenden, kontakter och bilder.

Med alla dessa digitala innovationer är det av avgörande betydelse att allt fungerar! Er målgrupp förväntar sig att ni, era tjänster eller till exempel er e-handel alltid ska fungera problemfritt. Det innebär att ett kundfokus är nödvändigt när ni optimerar er IT-miljö.

Digitalisering är ju inget nytt men dels går det snabbare än aldrig förr och dels ser det annorlunda ut idag. Jämför vi dagens digitalisering med digitaliseringen för 10 år sedan är skillnaden ganska stor. För 10 år sedan försökte företag framför allt att hitta vägar att förenkla sina egna processer, vilket kunder och användare tyvärr inte drog mycket nytta av. Idag har vi kommit förbi det stadiet och lyft blicken och tittar mer på att hitta vägar att förenkla och göra nytta för kunderna. Ibland är det även så att det främsta målet med optimering av IT-miljön är kundstyrd.

 

Sammanfattning

Så några råd på vägen när ni ska optimera er IT-miljö efter era behov är alltså att tänka på följande:

  • Optimera IT-miljön för hela verksamheten
  • Automatisera mera
  • Optimera efter era behov, på ert sätt och utvärdera ert jobb
  • Optimera IT-miljön även med era kunder i fokus

Läs vidare

Vill ni ha ytterligare vägledning när ni funderar kring er IT-miljö? Ladda gärna ner rapporten “Så vässar företag sin konkurrenskraft med modern IT” som Microsoft tagit fram genom att ange dina uppgifter här nedan. När du fyllt i uppgifterna och klickat Ladda Ner så är det bara att klicka på länken till dokumentet som dykt upp.


Tags:

Trackback from your site.

Leave a comment