5 lösningar för att sänka IT-budgeten

Written by Victoria Lindén. Posted in Avancerad drift

Det svåra med IT-kostnader och en IT-budget är ju att vi hela tiden behöver utveckla vår IT eftersom verksamheterna mer och mer bygger på just IT. Allt eftersom organisationer blir mer beroende av IT-stöd sätts mer resurser av till att hålla system säkra. Vi vill alltså göra mer med mindre – eller i alla fall så vill vi göra exakt samma som nu men sänka kostnaderna.

Så den grundläggande frågeställningen för framför allt små-och medelstora företag är vilka lösningar det finns som sänker IT-budgeten utan att försämra kvaliteten på tjänsterna eller säkerheten.

Men det viktiga här är också att tänka på att inte endast sänka kostnaderna på de faktiska IT-investeringarna. Genom att säkerställa att er personal behöver göra så lite insatser som möjligt när det gäller IT så kan ni frigöra tid till att utföra aktiviteter som har ett större värde för just er verksamhet. Lika viktigt är det också  att fundera över hur och om IT-lösningar kan bidra till ökade intäkter till företaget.

Här är 5 förslag på lösningar för att sänka IT-budgeten.

1.    Analysera och titta på möjligheter att konsolidera IT-miljön!

Bedöm och analysera er IT-infrastruktur och avgör om ni behöver göra några förbättringar som kan spara pengar i det långa loppet. Det är viktigt att vara medveten om vad ni har och vad ni bör ha så att ni inte till exempel genomför onödiga uppgraderingar. Här kan det även finnas en poäng i att låta någon extern partner göra en bedömning och komma med råd om hur ni ska gå vidare. Ofta kan det vara lättare att se förbättringsområden och hitta lösningar för att sänka IT-budgeten om man kommer utifrån och inte tillhör samma organisation.

Genom att konsolidera äldre lösningar i en modern webbaserad plattform kan ni effektivisera er verksamhet, öka kontrollen och effektiviteten och minska kostnaderna. Exempel på kostnader som kan minska är att ni kanske kommer kunna minska antalet servrar och program som används genom att konsolidera allt till en molntjänst där ni kan ha en server till flera ändamål. Det kan kännas som ett stort projekt men det kommer vara värt tiden och ansträngningen när ni är klara.

2.    Titta över era befintliga avtal för att hitta lösningar för att sänka IT-budgeten

Det är en bra idé att lägga ner tid och tankekraft på att se till att avtal som ni har tecknat är relevanta, att de täcker era behov och att de faktiskt används i verksamheten. Detta gäller både när ni tecknar nya avtal och när ni förnyar befintliga. Det kan ju vara så att behoven har ändrats under avtalsperioden, antingen på grund av att ni ändrat inriktning eller att ni sköter er IT på ett annat sätt. Mjukvarulicenser är ofta en ganska stor post i en IT-budget, börja med att titta över dessa avtal för att hitta lösningar för att sänka IT-budgeten.

Vissa inköp eller projekt inom IT blir inte alltid som man tänkt sig. Man har stora planer och de allra bästa intentionerna men när sedan vardagen kommer kan det snabbt hända saker som gör att prioriteringarna ändras. Därför är det bra att kontinuerligt utvärdera inköp och satsningar, framförallt om det handlar om lösningar som driver andra kostnader såsom hårdvara, mjukvarulicenser eller konsultinsatser.

Prata med era leverantörer om de önskemål ni har om kostnadsminskningar. Kanske kan ni omförhandla ert avtal om det finns nya prismodeller hos er leverantör. Det kanske finns rabatter, specialerbjudande och liknande som ni kan utnyttja. Åtminstone så visar ni era leverantörer att ni har blivit mer kostnadsmedvetna, vilket kan vara värdefullt för fortsättningen när de till exempel vill erbjuda er nya tjänster.

3.    Flytta till molnet!

Kanske har just den här frasen blivit ett slitet begrepp nu. Vi kan inte garantera att molnet är svaret på allt och det ska endast ses som en av flera möjliga lösningar för att sänka IT-budgeten! Men den ekonomiska förutsägbarheten som molntjänster har är svår att slå. För många företag finns det faktiskt stora besparingar att göra. Dels direkta kostnader i form av minskade kostnader för till exempel lagring, dels indirekta kostnader genom att molnet medför en mer professionell och redundant driftlösning där avbrott förebyggs. Även för användarna är fördelarna uppenbara, då det bli lättare att lösa sina arbetsuppgifter på valfri plats och det blir enklare att både kommunicera och dela information med kollegor, kunder och partners. Läs till exempel om hur Office 365 kan hjälpa er här.

Istället för att ständigt reparera och byta ut åldrande servrar – byt till molnlösningar och virtuella servrar. Ni kommer spara kostnader på både hårdvara och underhåll.

4.    Outsourcing – frigör tid för er personal

Genom att flytta några IT-funktioner till en partner eller hostingleverantör frigör ni er egna IT-avdelning för att fokusera på företagets kärnverksamhet eller arbeta proaktivt med er IT.

En vanlig organisationslösning på mindre företag som har sin IT-miljö inhouse är att den IT-ansvarige kanske även har en annan tjänst. Här finns ju risken att hen lägger ner för mycket tid och kraft på IT-relaterade problem istället för uppgifter som direkt gynnar verksamheten. Frigör istället den här kapaciteten till att fokusera på företagets kärnverksamhet.

Att outsourca delar av IT-miljön kan vara en lösning för att sänka IT-budgeten för små och medelstora företag. Områden där man ser besparingar är:
•    Minskade hårdvarukostnader – servrar, lagring, kablar, kyla och så vidare.
•    Kvadratmeterkostnad för datacenter. Allt kan nu finnas hos en driftpartner.
•    Personalkostnader och omkostnader som kontor och teknik för IT-anställda.
•    Kostsamma akuta lösningar. Oavsett hur mycket tilltro ni har till er egen personal är det inte säkert att ni besitter tillräckligt djup och bred kompetens i alla situationer. Risken finns att när ett kritiskt fel uppstår tvingas ni ta till akuta lösningar som blir mycket kostsamma.

Läs en av våra tidigare poster om detta ämne här: Därför ska små och medelstora företag outsourca sin IT-miljö.

5.    Var proaktiva i ert IT-fokus

Genom att optimera er IT med modern utrustning och morderna tjänster minskar kostnader och tidsåtgång för drift. Det leder både till effektivare medarbetare och minskade driftkostnader. Ofta är dagens IT-avdelningar så uppslukade av daglig drift att de inte hinner följa med i teknikutvecklingen och förbättringsprojekten kanske aldrig blir av. Prioriteringen blir att agera där det brinner mest. Till exempel jobbar man med akuta uppgraderingsprojekt istället för att ta tag i de långsiktiga frågorna. Ska vi lägga tid och kraft på att uppdatera vårt e-postsystem eller ska vi istället utreda hur vi kommunicerar bäst och effektivast i verksamheten? Svaret på frågan blir ofta att vi löser vårt akuta behov nu och funderar vidare sen när vi får tid. Dock kommer man sällan till ”sen när vi får tid”.

Att undersöka nya IT-lösningar som kan ha betydande inverkan på ert företags framgång kan ha avgörande betydelse. Att fokusera på uppgifter som för verksamheten framåt istället för att hela tiden tvingas lösa dagliga IT-problem i verksamheten ger ett proaktivt förhållningssätt som vi tror kan göra er verksamhet framgångsrik.

Så stirra er inte blinda på att endast leta kostnader och lösningar för att sänka IT-budgeten. Genom att tänka långsiktigt, se möjligheterna och anamma ny teknik för att öka företagets intäkter så kommer även budgetarbetet påverkas positivt. Om företagets medel i form av tid och pengar nyttjas för att förverkliga nytänkande lösningar som påverkar affären positivt så finns de bästa förutsättningarna.

 

Utnyttja tekniken! Det är viktigt att dra nytta av den teknikutveckling som sker när det är möjligt att förbättra produktivitet, effektivitet eller till exempel upplevelsen för era kunder. Genom att utveckla er IT-miljö regelbundet och arbeta med moderna lösningar för automatisera och förenkla processer i er verksamhet så kan ni avsevärt minska kostnaderna och få en konkurrensfördel.

Fem av våra förslag på lösningar för att sänka IT-budgeten är alltså:
•    Analysera och titta på möjligheter att konsolidera IT-miljön!
•    Titta över era befintliga avtal – betala inte för det ni inte använder
•    Flytta till molnet!
•    Outsourcing – frigör tid för er personal
•    Var proaktiva i ert IT-fokus

Vill ni ha ytterligare vägledning när ni funderar över er IT-miljö? Ladda gärna ner checklistan “Modern IT” som Microsoft tagit fram genom att ange dina uppgifter här nedan. När du fyllt i uppgifterna och klickat Ladda Ner så är det bara att klicka på länken till dokumentet som dykt upp.


Tags:

Trackback from your site.

Leave a comment